编者按：本文为人力资源科技公司Topia联合创始人兼首席战略官Steve Black的投稿文章，文中观点仅代表作者个人。

对于注重成本的CFO而言，疫情带来了一些利好：商务差旅几乎消失，房东愿意协商租金，租约到期后企业纷纷退租。既然人人都在远程办公，何必在旧金山、纽约或伦敦为房地产支付高昂费用？

然而，为省钱而关闭办公室可能是一种短视行为。关于实体办公空间的决策，应与首席人力资源官（CHRO）协商进行——人才战略将决定公司未来对办公空间的使用方式。

与此同时，人才战略可能带来意外的税务与法律风险，尤其是在员工可以随时随地办公的情况下。面临预算赤字的政府，在调查远程员工是否违反税法甚至移民法时，几乎无损失而全获益。明年很可能是“审计之年”。

Steve Black
Steve Black 图片来源：Topia

与其为省钱而关闭办公室，我建议CFO与CHRO共同讨论三个影响办公空间需求、远程办公政策及薪酬与地点关系的因素。

办公空间如何影响员工生产力、幸福感与留任率？

疫情后允许远程办公或混合办公的决策，不仅关乎房地产成本。房地产公司仲量联行（JLL）委托进行的一项调查显示，办公室员工对远程办公的看法存在分歧：一半人希望继续在家办公，但平均每周到办公室两次；四分之一希望全职远程；其余四分之一希望全职在办公室。

生产力考量

这些差异的原因不难想象，尤其是如果你有孩子在家上网课——那就是生产力和效率问题。Netflix首席执行官Reed Hastings在接受《华尔街日报》采访时称远程办公“纯粹是负面影响”。微软研究发现，远程协作和视频会议会引发与压力和过度工作相关的脑电波模式。然而，咨询公司美世（Mercer）的一项调查显示，约800家美国雇主中，94%表示即使员工在家办公，生产力与疫情前持平或更高。

显而易见的是，最佳的远程办公政策取决于公司文化、岗位角色、办公地点、技术栈以及CFO无法控制的众多其他变量。因此，CFO与CHRO必须在关闭或开设办公室之前进行协调。

责任考量

此外，远程办公政策还涉及税务与法律影响。从税务角度看，利用地理位置有充分理由。例如，亚马逊在西雅图有55,000名员工，并计划在贝尔维尤（Bellevue）布局25,000名员工，以规避西雅图针对年薪15万美元以上员工征收的1.4%“Jump Start”工资税。同样，高盛正考虑将其资产管理业务从纽约迁至佛罗里达，作为13亿美元成本削减计划的一部分。

管理公司层面、有组织的搬迁的税务风险相对直接。但灵活办公政策可能使员工流动性变得不可预测且充满风险。

假设贵公司是合伙企业，并实施了无限期“随处办公”政策。一位驻纽约的顶尖业务人员想离开城市，这看似是节省成本的机会。纽约市的“非法人企业税”（UBT）对市内工作所得征收4%的税率，但仅适用于市内完成的工作。如果这位业务人员搬到郊区（如威斯特彻斯特县的拉奇蒙特），则可避免UBT——除非该员工进城开会，此时需仔细记录以应对审计。

或许，这位业务人员和三位伦敦同事有更有趣的地点选择：他们在法国阿尔卑斯山租了一座木屋。常设机构法规意味着贵公司可能意外获得一个法国实体。如果这些员工成为法国居民，贵公司需满足法国关于带薪休假、育儿假、健康与安全等标准，且解雇这些员工将变得极为困难。此外，贵公司可能还需定期支付这些员工往返总部的机票和酒店费用——毕竟政策说的是“任何地方”，对吗？

随着度假胜地所谓“Zoom小镇”的兴起，此类困境比想象中更常见。CFO与CHRO必须在此协作。一个有效方法是根据地点对税务风险、差旅成本和法律责任的影响，分别列出“绿灯”和“红灯”地点。

薪酬套利处理

疫情前，多数公司根据当地市场薪资水平和生活成本支付薪酬。旧金山公寓平均租金为3,111美元（同比下降16%），但仍远高于蒙大拿州博兹曼的平均租金1,266美元。如果你拿旧金山薪资搬到博兹曼，自然希望保留原薪资。因此，员工可能有意隐藏实际居住地，这会使公司面临税务与法律风险。

CHRO与CFO已以不同方式应对这种薪酬套利冲突。一些公司规定，只要员工在六周内返回居住地，薪资不变。对于想离开湾区的员工，Stripe已提供20,000美元搬迁补贴，但薪资将下调10%。而Reddit则表示，无论员工选择居住何处，薪资均不削减。

您和CHRO必须共同管理这一风险。Reddit的决策简化了风险管理，因为员工不会因隐藏居住地而获利，这涉及工资预扣税问题。另一种选择是采用基于智能手机的技术，在不侵犯隐私的前提下记录员工位置，其详细程度足以满足审计要求。

战略优先，成本其次

在关闭办公室以节省成本之前，请与CHRO坐下来讨论：办公空间如何融入公司文化与人才战略；远程办公虽暂时腾空办公室，但可能带来新的差旅成本、税务风险和法律责任。最后，审视您的薪酬政策是否激励员工隐藏行踪，以及如何应对。

新冠疫情不会永远持续，但您在全球流动性方面做出的选择，可能在未来数年影响您在人才市场的竞争力。请勿急于关闭那些办公室。