远程办公常态化下的费用报销合规策略调整

编者按：本文作者 Jessica Staley 为 SAP Concur 副总裁，文章观点仅代表其个人立场。

今年早些时候，多伦多一家餐厅发起的营销活动在社交媒体上引发关注，将企业费用报销话题推至文化讨论的前沿。该餐厅以玩笑方式将菜单菜品更名为与居家办公用品相关的名称，以使其更“符合报销逻辑”——鸡肉汉堡被改称为“迷你干擦白板”，芝士汉堡则成了“硅胶键盘保护膜”。

这则轶事固然有趣，但它同时揭示了一个现实：随着疫情后远程与混合办公模式的普及，企业亟需升级合规解决方案，以应对全新的报销场景。

适应新常态：从差旅规则到居家办公支出

疫情前，美国约有17%的劳动力居家办公；疫情暴发一年后，这一比例跃升至41%。如今，大量此前鲜少提交报销申请的员工开始定期产生费用。在此背景下，企业必须明确政策预期，并借助新工具提升合规水平，同时保障员工生产力。

远程办公引发的合规问题根源何在？常见症结在于：企业试图将既有规则直接套用于其原本未覆盖的新场景。公司需正视这一转变，并制定针对性新规。

这意味着，企业需将差旅费用的管理思路延伸至分布式劳动力带来的新支出。例如，几乎所有大型企业都与指定航空公司、租车公司及酒店建立了供应商关系，并设有差旅每日津贴上限。如今，居家办公支出同样需要同等程度的细化规范。

组织应明确列出可报销的设备与服务类型，例如视频会议补光灯、月度网络费用及办公家具。同时，可针对月度耗材或打印机等大额项目设定支出上限。

根据 SAP Concur 的数据，2019年至2020年间，被归类为“其他”的费用发生频率上升了58%，这反映出员工在专业设备与耗材方面产生了新需求——例如环形补光灯。此前这类物品并非必需，但随着员工频繁参与视频会议，其实际效用显著提升。然而，过于宽泛的费用类别缺乏必要背景信息，难以判断支出合理性，也给财务部门带来大量疑问。企业应设立参数清晰的专属费用类别，以最大限度减少不明支出。

此外，还需关注监管要求。美国多个州（尤其是加利福尼亚州和伊利诺伊州）对企业必须报销的费用项目有详细规定。CFO 及其团队需熟悉这些法规，以避免潜在诉讼风险。

AI 助力合规审计：从抽样到全量

许多企业通过声明“所有费用将接受严格审计”来抑制欺诈与异常支出。即便人工全量审计并不现实，但“报销申请可能被审查”的威慑力，往往能有效促使员工遵守规则。

好消息是，如今基于人工智能（AI）的自动化系统已使全量费用审查成为可能，且适用于各种规模的组织。这类系统可在数秒内评估费用单据，识别错误或疑似欺诈，并标记需人工复核的项目。其提供的全面费用管理能力可加速整个流程，既缩短员工报销等待时间，也提升合规团队的整体效率。

以 VMware 为例，该公司部署了 AI 驱动的费用管理解决方案，从随机抽样人工审计转向对每季度15万份报销单进行全量、即时自动审计。结果显示，公司节省了8000个全职等效工时，报销等待时间缩短一半，员工满意度提升75%。

构建合规文化：规则与 AI 双轮驱动

在可预见的未来，费用报销单量很可能维持高位。但组织拥有两大关键资源来构建合规文化：清晰的规则与基于 AI 的审计工具。多数员工在知晓并理解规则后会自觉遵守，而 AI 系统则能有效捕捉疏漏与“钻空子”行为。