大学首席财务官如何在2020年疫情中生存下来

COVID-19 让大学首席财务官们面临严峻考验，没有准备时间，也没有商业教科书可供参考。

当一家公司财务急剧下滑时，传统上由首席财务官负责应对。但在大学里，财务决策可能是一个责任难题，会根据各种次要因素在不同人之间转手。

在大多数企业中，首席财务官是二把手，是首席执行官的战略伙伴。他们围绕一个结构清晰且统一的目标运作：赚钱，并确保资金不会耗尽。2020年，首席财务官们的整体表现参差不齐，许多公司蓬勃发展，而另一些则举步维艰。但很少有行业像高等教育这样陷入如此不稳定、令人担忧的境地——而高等教育归根结底也是一门生意。

大学首席财务官在企业等级中的地位往往低于企业界的同行。大学在教务长、董事会、教职工、学生和校友的共同参与下，实行共同治理：每个人都有发言权，理论上不存在单方面决策这回事。这甚至适用于或许是最重要的支出来源——捐赠基金的使用。

根据 一项研究 ——由全国学院与大学商务官员协会（NACUBO）对705所院校进行的调查——高校在2020年从捐赠基金中的平均支出比2019年增加了约4%，很大程度上是为了应对 疫情带来的干扰、紧急情况和需求 。

“捐赠基金，年复一年，是支持招生和促进学生成功的重要工具，”NACUBO首席执行官苏珊·惠勒·约翰斯顿博士表示。“它们也是高校长期规划目标中的关键手段。”

此外，作为重要资源的新捐赠人赠款较2019年下降了16%。 一项调查 由教育咨询公司EAB进行的调查发现，在2021财年上半年，四分之一的大学筹款收入较上年同期下降了超过30%。（大多数高校的财年从7月1日开始，至6月30日结束。）

要了解损失的规模，首先需要明白大学首席财务官面临的是什么，以及他们的运营环境在实践中如何运作。

企业危机支出与高等教育支出

马修·法杰克表示，在阿拉巴马大学主管财务远比在一家营利性公司担任首席财务官要困难得多。

法杰克曾担任北卡罗来纳大学教堂山分校和佛罗里达大学的首席财务官，负责管理肯特州立大学的财务事务，并曾担任财富管理公司Beta Capital Group的首席财务官。

在商业领域，财务领导者严格研究可量化的变量，如盈利能力、费用比率和股价。公司雇佣的大多数人在某种程度上都是为了实现这些目标。这些因素使得衡量和达成目标“相对容易”，自2017年起担任阿拉巴马大学财务事务副总裁的法杰克表示。

“我不会试图用我的权力来告诉人们他们不能花钱，”他说。“我确实扮演着说‘是的，那是’或‘不，那不符合我们的使命’的角色，因为如果我们进行不必要的支出，评级机构会下调我们的评级。”

“[公立]公司有财报电话会议，并且每天都在股票市场上被评分，”俄亥俄州格兰维尔市文理学院丹尼森大学的首席财务官大卫·英格利希说。“但高等教育机构的存在不是为了最大化利润。如果有任何学校这样做，人们会以异样的眼光看你，因为你的使命是教育学生，而不是最大化净收入。”

在高等教育中，标准不是盈利能力，而是声誉。

按照法杰克的定义，声誉涵盖从排名到出版物再到终身教授的一切，所有这些最终都归结为个人可能加入一所大学的各种原因，而这一切使得在2020年领导一所大学的财务成为一项几乎无法克服的任务。

英格利希将声誉比作品牌。而丹尼森的品牌极其重要；他说，正是它吸引了全额付费的家庭。

首批重大决策

在COVID-19导致美国全面停摆的前一周，圣路易斯华盛顿大学董事会（声明：华盛顿大学是本文作者的母校）批准了一座最先进的 神经科学研究大楼.

的破土动工。由于开工时间恰好与一周后大学因紧急情况关闭校园的时间重合，许多学校领导对这项耗资6.16亿美元的建筑项目是否时机合适感到忧心忡忡。

但学校首席财务官Amy Kweskin决定继续执行债券交易。学校于四月初发行了债券。

Kweskin说：“人们觉得我疯了。但事实证明，这对大学来说是一笔非常成功的交易。”

Kweskin将批准发行债券称为她在疫情期间做出的最好、最关键的最初决策之一。

她说：“那座大楼里将要进行的研究不仅对大学至关重要，还为该地区的建筑工人、工程师和建筑师提供了就业机会。让项目持续推进，我们确实是一个支柱机构，这确实是一个重要的项目。”

但并非所有决策都如此顺利。

在塔斯卡卢萨，尽管阿拉巴马大学最终保持了盈利，但其辅助性收入 — （即来自核心产品和服务以外的收入） —— 在2020年下降了近4300万美元，其 年度报告 显示。

法杰克表示，到2020年春季学期结束时，阿拉巴马大学已向学生退还了1000万美元的住宿费和600万美元的未使用膳食计划费用。

英格利希也做出了同样的决定，退还了丹尼森大学所有学生的食宿费用，无论他们最初支付了多少。

"我们一些高需求学生的全部就读费用都由学校承担，所以如果我们按照他们实际支付的金额来退款，他们什么都拿不到，"英格利希说。"设定最低退款标准显然对我们的财务造成了冲击，其他学校的一些同事也承担不起这样的做法，但我们认为这是合适的举措。"

一旦奎斯金意识到社交距离规定的严重性和长期性，她便选择退还华盛顿大学学生无法继续享受的所有费用，包括膳食计划、住宿、停车以及健康和健身费用。

然而，学校并未降低或退还学费，因为正如奎斯金所说，"我们竭尽全力让学生能够继续学习，并为他们提供了获取学位的所有可能选择。"

"我在学费决定上并不受欢迎，"她说。"但这对我们来说很重要，而且这是正确的做法。退还住宿费和校园生活费也是正确的做法。"

English在Denison的首要任务是确保流动性。

“我们将信贷额度提高了50%，并在4月1日全部提取，”他说。“作为一所私立文理学院，我们提供优质的教育产品。我们的师生比例低，给予学生大量个人关注，这在质量上是非常好的。”

该校于2020年8月全额偿还了这笔信贷。

“我们希望确保有足够的流动性来维持运营，并避免因为短期现金紧张而做出损害我们品牌的决定，”English说。“品牌可能需要几十年才能恢复。”

4月份动用信贷额度使大学能够基于未来10年如何变得更强的考量来做出决策，而不是仅仅以短期紧急支出应对。

“与营利性公司不同，我们不按季度行事，而是考虑什么才是正确的做法，让我们在五年或十年后处于更好的位置，即使短期内成本更高，”English说。

Fajack表示，大学教授，特别是研究型教授，经常出差，无论是继续研究、参加会议还是出国学习。当这些出行停止时，大学每月节省了500万美元。

此外，阿拉巴马大学封存了1600万平方英尺空置校园建筑中的一半。这一举措大幅降低了供暖和制冷成本。"阿拉巴马的夏天，"法杰克评论道，"那是一大笔钱。仅公用事业一项，我们一个夏天就节省了120万美元。"

该校还暂时冻结了招聘，暂停使用外部顾问，并推出了非必要采购审批流程。学校没有解雇或强制休假任何教职员工。

与阿拉巴马大学一样，丹尼森大学没有让员工强制休假，而是选择通过限制运营支出和非合同义务支出来节省资金。此外，丹尼森大学采用自主运营模式，这意味着其保洁和餐饮工作人员是丹尼森大学的雇员，而非承包商。

2020年初春，圣路易斯华盛顿大学 让约2000名员工强制休假，包括教练、研究人员和宿舍管理人员。但学校确保其薪酬较低的员工通过政府援助填补了收入缺口，并继续为员工支付医疗保险。

到8月，圣路易斯华盛顿大学几乎重新聘用了所有被强制休假的员工，除了几百人选择离开，以及少数因重组而被解雇的人。

在每所院校中，一些最大的财务决策都围绕着食宿费用展开。

食宿费用约占丹尼森大学收入的60%。学生目前已经返回宿舍，入住率约为正常住宿容量的四分之三。虽然他们没有腾空任何大型建筑，但确实将几栋小型建筑改作隔离空间使用。

NACUBO调查中超过40%的受访者表示，由于入学率下降以及学生住宿、餐饮和停车收入损失，其所在院校2020年的现金流出现下滑。

在WashU，“像停车、餐饮和住宿这样的大型辅助部门，造成了巨大的财务影响，”Kweskin说。“我们仍然面临这些挑战。”

WashU的宿舍目前入住率约为50%，学校已与附近的酒店和公寓楼签订了主租赁协议以安置超额学生。学校还调整了食宿费用以适应缩短的学期，提供了餐饮和住宿补贴，并降低了停车费用。总体而言，Kweskin不得不三次修订学校的预算。

在决定降低宿舍容量并将面对面课堂教学限制在50%时，Kweskin和她的团队咨询了WashU医学院的传染病专家。

“从财务角度来看，我并不想这样做，”Kweskin说。“但我们希望尽一切努力维护社区的最大利益。”

3所院校2020年捐赠基金支出

在诸如COVID-19等事件中，关键支出决策必须迅速做出以保障大学的生存和使命，人们可能会认为所有目光都指向同一个方向：捐赠基金。

但捐赠基金支出比表面看起来要复杂得多，也受到更多限制。大多数非营利组织普遍将各自捐赠基金的4-5%作为“合理的支出基准”。

据资料显示，5%的支出指导方针是由美国国税局于1981年制定的。 养老金与投资，这是Crain旗下的一家机构。该规则仅适用于私人基金会，但大多数非营利组织已广泛采纳，将其视为“一种合理的支出基准”。

“如今，这是机构投资者最广泛使用的支出比例，设定了他们每年必须超越的回报率，以确保捐赠基金持续增长，”P&I在2017年写道。

5%捐赠基金支出上限的理念在于保持资金不动，持续增长并永久存在。但在实践中，这往往意味着将问题——如破旧的基础设施或欠佳的奖学金选项——留给后代去解决。

几十年来，捐赠基金模式对大学来说运作良好；大多数学校已建立起一套体系，既能满足眼前需求，又无需额外贷款、大幅提高学费或削减开支。但新冠疫情打乱了这一微妙的平衡。

去年，阿拉巴马大学维持了4%的年度捐赠基金支出门槛，尽管法杰克正试图提高这一上限。

“我们的捐赠基金接近10亿美元，因此释放约4000万美元是一笔不小的数目，但相对而言，也不算太多，”他说。

但他仍对不确定性感到担忧。"我担心如果市场强劲反弹，未来几年会发生什么，"他说。"从市场角度看，我们表现不错，而且仍在收到大量捐赠。但我每天都在担心捐赠和市场的问题。"

丹尼森大学也没有改变其捐赠基金的支出公式。

"我们的投资有一套公式化的方案，将部分支出与通胀挂钩，其余部分则根据捐赠基金的市场价值来确定，"他说。"我们采用12个季度的滚动平均值来计算，而且我们没有改变这一做法，也没有进行特别提款；我们知道，如果需要资金，随时都可以动用。"

丹尼森大学的捐赠基金约占其预算的30%，但其中大部分是受限资金。"例如，部分捐赠基金只能用于体育项目，"他说。"因此，校园里没有学生时，我们无法使用这些资金。"

自去年夏天财政年度开始以来，华盛顿大学一直保持捐赠基金支出不变，而不是像往年通常做的那样将其提高几个百分点。

"如果捐赠基金支出率为4.5%到5%，而通胀率在2%到3%之间，那么它需要获得7%或8%的回报才能维持对大学的支出承诺，"奎斯金解释道。"我的工作是决定可以从捐赠基金中拿出多少用于支出。在这样的时期，削减支出的压力很大。"

奎斯金的支出公式告知董事会，捐赠基金中可以支出多少以避免波动。“我们希望遵循这一点，因此我们保持了支出水平的平稳，”她说。“我们认为这是保守的做法。”

她表示，华盛顿大学可进行的捐赠基金支出约占其总收入的10%，并指出大部分资金将用于奖学金和教授职位承诺。“这是非常重要的一部分，也带来了很多益处，但仅占10%。”

“新冠疫情在财务上带来了挑战，因为它跨越了我们的两个财政年度，”奎斯金说。在截至2020年6月30日的财政年度中，捐赠基金的支出率维持在4.6%。

面向未来的安全保障

对于新学年，阿拉巴马大学原本已做好入学人数最多下降25%的准备。但州外学生的入学人数仅略有下降，约为6%。

随着八月份新学年的开始，由于新冠疫情的检测、个人防护装备以及支持在线课程所需的技术，学校的财务状况受到了冲击。

法杰克表示，学校几乎为每间教室都投资安装了有机玻璃，以促进更多的面对面教学。

他补充说，体育项目受到了重大打击，因为橄榄球和篮球比赛的容量有限，许多季票持有者无法获得门票。

“今年我们的收入可能会减少1亿美元，”他说。“但是，由于我们削减了3000万美元的开支，在招聘和人员更替上更加审慎，并且没有任何差旅支出，我们仍然会保持盈利。”

《 关怀法案》该法案于去年三月签署，为高校提供了140亿美元的紧急资金。第二轮联邦救济法案于十二月通过，为高校提供了约230亿美元的直接援助。

WashU未申请CARES资金，目前正在审核第二轮资金分配方案。

English表示，CARES基金为Denison提供了650万美元，其中170万美元按照法案要求直接发放给了学生。

他说：“我们一直在使用剩余资金来抵消检测、接触者追踪、远程教学技术、额外人员配置和个人防护装备方面的额外成本。”

该基金为Alabama提供了2100万美元。Fajack表示，其中百分之五十发放给了获得经济援助的学生。“预期家庭贡献越低，学生获得的金额就越多。”另一半则用于支付学生的住宿和餐饮退款。

Kweskin在做出继续收取全额学费这一不受欢迎的决定后，又在2020年7月1日——2021财年的第一天——做出了另一个艰难的选择。就在那时，WashU停止了员工的403(b)匹配计划，实施了招聘冻结，并暂缓了绩效加薪。

但这些临时措施并未持续太久。11月，经董事会批准，匹配计划得以恢复，招聘冻结被解除，绩效加薪也定于4月1日恢复。

“我们已经能够做很多非常棒的事情，而且我们总是想做得更多，”奎斯金说。“我们的全部目标始终是学校以及圣路易斯社区的安全和最大利益；我们所做的每一件事，都考虑到了这一点。”