疫情给CFO的4条经验教训

那些带领公司度过百年一遇疫情的首席财务官们，或许能从“杀不死我的，使我更强大”这句格言中找到些许安慰。

一年前新冠疫情的爆发带来了严重的金融市场动荡、有史以来最剧烈的经济衰退、员工困境，以及一些首席财务官无数个不眠之夜。在直面挑战的过程中，财务高管们对自身广泛职责——从战略、资金管理到内部审计和风险管理——获得了宝贵的洞见。

随着疫情持续进入第二年，我们总结了首席财务官们学到的四条经验，这些经验能帮助他们在后疫情市场中表现卓越，并更好地应对下一次危机。

1. 以前瞻性风险管理确保业务连续性

早在新冠疫情爆发之前，财务高管们就已面临日益增多的外部威胁——网络攻击、极端天气、政治不稳定和关税战等等。

当新冠疫情来袭并击碎标准危机预案时，他们的风险仪表盘亮起了红灯，暴露出在员工、客户、资产、设施和供应链方面的应急保障存在缺陷。

“没有任何人的情景规划包含新冠疫情，”Freshly首席财务官马特·哈格尔表示。“这不是你能放进Excel电子表格里的东西。”

创纪录的货币和财政刺激带来了短期稳定，但也引发了长期金融失衡的前景，如通货膨胀和沉重的联邦债务。结果是：如今的首席财务官们面临着 数十年来最广泛的外部风险 。 

Everbridge 是一家提供危机响应规划与自动化企业软件的公司，其首席财务官帕特里克·布里克利表示：“疫情让人们认识到在情景规划中更加主动和灵活的价值，也认识到在危机中陷入瘫痪是多么容易。”

布里克利表示，许多首席财务官自上而下地构建情景规划，往往基于有限团队的意见。

布里克利说：“我们颠覆了这种做法，转而问：‘对客户、员工、股东和公司财务来说，最坏的情况可能是什么？’然后说：‘让我们对此有非常清晰的认识，并以此为基础展开工作。’”他与来自公司各部门的团队合作。

布里克利表示，首席财务官面临的一个挑战是衡量全方位的风险，并从海量可用信息中筛选出关键内容。

他说：“需要筛选的噪音更多了，因此能够清晰洞察所有这些潜在的干扰形式，并制定明确的应对计划，将帮助您变得更加高效。”

布里克利表示，高度详细、实时的数据在制定精细的危机响应方案时尤其具有揭示性和帮助性。他说：“知道大芝加哥地区正在发生某事不一定有用，更好的做法是知道您所在的街区正在发生什么。”

例如，零售商或商场所有者可以将各种潜在的干扰与员工、设施、库存和竞争对手的信息关联起来，以预测危机期间可能发生的情况。

当冲击发生时，软件自动化可以快速发送电子邮件和其他通知，启动快速、协调的响应。

"等待人们思考问题、进行计算、发送电子邮件、阅读电子邮件、打电话、查看语音邮件——这可能会让响应陷入停滞，尤其是当你跨部门、跨地区工作时，"布里克利说。

"局势的迷雾可能真的难以穿透，因此能够看到数据，以及在特定情况下采取行动的数字化计划，将帮助你进行端到端的规划并采取行动，"他说。

使用此类系统的超市、药店和其他零售商评估了COVID-19和当地卫生法规对分布在多个地区的门店的影响。利用实时信息，他们补充了库存，告知顾客门店状态，决定何时撤回或调动员工，并开始为疫情后的反弹做规划。

哈格尔表示，疫情期间对客户数据和数据分析的依赖已被证明对Freshly至关重要。这家直接面向消费者的公司——于10月被雀巢以9.5亿美元收购——每周向48个州的订阅用户配送超过100万份预制餐。

通过分析在线订单，Freshly 能够即时追踪餐食偏好，并调整供应、库存和配送。实时数据帮助 Freshly 在得克萨斯州的冬季风暴和停电中减少了干扰，Hagel 表示。“我们一直说我们是一家科技公司。”

在 Global Upside（一家提供会计和人力资源等专业服务的公司），新冠疫情迫使其在印度诺伊达拥有超过 300 名员工的办公室突然关闭。

“一夜之间，我们不得不转向居家办公，”Global Upside 的首席财务官 Roy Avondet 表示。

按照应急计划，公司购买了数百台笔记本电脑和 Wi-Fi 热点设备。“我们成功了，服务交付没有出现任何问题，”Avondet 说。

然而，当真正面临考验时，即使是拥有全面规划的危机管理或最尖端的技术也可能暴露出缺陷。

例如，据安永全球及美洲企业融资负责人 Loren Garruto 称，一些公司在疫情期间意识到自身缺乏足够的供应链后备支持。Hagel 表示，Freshly 认识到需要更频繁地审查其库存和供应链。

那些推崇精益供应链和准时制库存的顾问们“可能得收回自己的话了，”Garruto 说。“现在越来越多地听到关于冗余供应链和额外危机库存水平的讨论，所以这是一个不同的世界。”

敏捷供应链的重要性只是说明明智的危机管理如何依赖于灵活性的一个例证。

“几乎每个计划都是错误的 — 布里克利说：“它在某方面还不完整，所以你需要边做边学。能够实时看到计划需要调整的地方，并在软件中做出修改，然后实时推送给所有相关人员，这一点至关重要。”

他还表示，成功的危机管理还取决于向员工、客户、投资者及其他利益相关方进行清晰、详细的沟通。“不确定性会让人陷入瘫痪，生产力也可能大幅下降。”

布里克利说：“目标是消除瘫痪状态，有时你可以这样说：‘嘿，我们目前还不清楚，但这是我们正在尝试弄清楚的措施，这是我们回复你们的时间。’如果你提供非常保守的指引，那也比让股东们凭空猜测要好。”

鉴于新冠疫情向首席财务官们凸显了风险的极端范围和不可预测性，采取一些保守态度或许是明智之举。

哈格尔说：“新冠疫情是一回事，但现在我们又遭遇了风暴”——在得克萨斯州和美国其他地区，他补充道：“我看到圣莫尼卡都在下雪。”

2. 精简内部审计

据内部审计专家称，新冠疫情迫使员工从办公室分散到远程工作，暴露了在控制与内部审计方面仍被各种规模企业不同程度使用的、20世纪式手工方法的弱点。  

根据Oversight Systems的数据，某些支出类别中的滥用行为激增。该公司是一家提供检测供应商和员工欺诈及降低支出风险软件的供应商。

与2019年相比，2020年差旅和娱乐支出暴跌55%，但违规率飙升292%，Oversight Systems对其200多家客户的支出进行分析后发现了这一点。

在“高风险”类别中，远程工作的支出相比2019年激增了七倍，这些类别包括杂货店和邮购/电话订购。Oversight Systems表示，员工在建立家庭办公室时，向雇主报销了大屏幕电视、条形音箱——甚至还有步枪消音器的费用。

该公司表示，自2020年第四季度以来，自付支出有所下降，但仍远高于疫情前的水平。“各组织应继续密切监控这一活动，因为它在2020年占支出违规行为的17%以上。”

Oversight Systems表示，去年的五大违规行为中包括购买杂货店和依赖DoorDash、Uber Eats等配送服务的餐厅所售礼品卡的支出。

Oversight Systems表示，亚马逊占据了书店支出的70%以上。“由于这家零售商销售从电子产品到预制房屋的各种商品，违反政策的支出风险很高。”   

Oversight Systems首席执行官Terrence McCrossan表示，当企业急于帮助员工建立家庭办公室时，欺诈者利用了这种混乱局面。担心被解雇的员工，或与最近被裁员的人同住的员工，更倾向于提交虚假的报销单。  

麦克罗森表示，应付账款领域的欺诈案件也有所增加。一些员工冒充供应商，将款项支付给自己。虚假供应商通过网络钓鱼诈骗从公司骗取资金。

随着员工新近转向远程办公，"没有支出管理工具的公司更容易落入网络钓鱼骗局，"Emburse首席财务官凯瑟琳·伊登巴赫表示。

在这种骗局中，员工收到一张发票，"供应商不断催款，而他们不太清楚该如何处理、该转给谁、该由谁批准，以及这笔款项是否在预算之内，于是最终就直接付款了，"她说。Emburse提供用于管理费用和应付账款的软件。

麦克罗森表示，许多公司在匆忙关闭办公室并为员工配备笔记本电脑和网络接入的同时，放松了支出监管。"很多公司暂停了内部审计流程，以便让财务团队和共享服务团队能够履行其工作职能。"

麦克罗森表示，虽然公司已恢复了疫情前的内部审计，但许多公司的系统仍然分散在各自孤立的数据集中，并使用Excel等人工商业智能工具。使用过时系统的公司往往"数据丰富但信息贫乏。"

例如，许多公司的服务团队会逐一抽查仅10%至15%的费用报告样本，寻找可能遍布全公司的违规模式，McCrossan表示。“这种做法极其低效且不准确。”

他表示，疫情期间，一些公司加快了数字化转型并实现了内部审计自动化，利用人工智能更有效地发现所有支出中的违规行为，尤其是在高金额、高风险的费用中。

Edenbach表示，在2020年之前，“大多数财务团队都在朝着更虚拟或数字化的运营方向发展。”

她说：“疫情把所有人都推到了那个方向。”他们可以“更好地管理运营和现金，并在去中心化的环境中更清晰地了解正在发生的事情。”

3. 保障多元化资本来源的获取渠道

一年前新冠病毒爆发带来的冲击，引发了首席财务官们的“现金争夺战”，这与那句押韵俗语所暗示的兴奋和游戏节目式的夸张行为相去甚远。

短期融资市场受到重创。美联储表示，2020年3月中旬，机构优质货币市场基金的赎回激增30%，资金流出速度超过了2008年金融危机期间。 美联储理事Lael Brainard表示.

对流动性的抢购甚至冲击了国债市场，而许多公司和投资者认为国债是无风险的。

穆迪投资者服务公司表示，美联储迅速稳定了债券市场，并向经济注入了创纪录的刺激措施。尽管如此，6月份美国非金融企业持有的现金仍达到创纪录的2.12万亿美元，较2019年底增长了30%。 穆迪投资者服务公司表示.

据首席财务官和财务顾问称，去年春天的市场动荡让许多公司受到冲击，它们已决定在可预见的未来持有更高水平的现金。阿冯代特表示：“建立现金储备非常重要。”

哈格尔补充道：“你会看到很多公司的资产负债表得到充实。”他还表示，Freshly已将现金缓冲从12至18个月增加到至少两年。

谈到“应急资金”时，哈格尔表示他正在关注加密货币。“加密货币的兴起给了我们一些值得思考的东西。”

加鲁托表示，许多首席财务官已与财务和资金规划团队会面，以确定在另一场危机来袭时可以采取的应对措施。

她说：“我听到的关键词是敏捷——能够迅速行动”并遵循“危机应对手册”。许多在疫情期间供应链承压的首席财务官正在监控供应商的现金水平，并权衡是提供支持还是直接收购它们。

她说，公司通过动用信贷额度或发行债券来筹集现金，利用低利率的优势。或者，它们剥离了非核心资产，如铁路支线、热电联产电厂或港口资产。

加鲁托表示，资产负债表疲弱的公司正在寻求私募股权公司的资本，并探索与同行公司的合作。它们还在考虑与相邻行业的公司成立合资企业，或与特殊目的收购公司（SPAC）联手。

她表示，邮轮公司、度假村和主题公园尤其渴望资金。疫情过后，“将会有大量被压抑的需求，他们希望成为赢家。”  

Edenbach和Hagel表示，与许多公司一样，Emburse和Freshly去年春天动用了信贷额度。

Edenbach表示，为应对客户付款放缓，Emburse收紧了现金管理，并将预测从每季度改为每月。

各首席财务官和财务顾问表示，筹集资金和明智地使用资金是完全不同的挑战。

新冠疫情危机爆发一年后，56%的首席财务官表示，他们需要 彻底改革其资本配置策略，只有47%的人表示其分配资本的方法能达到股东回报目标， 安永的一项调查发现.

这项对九个国家1050名财务高管的调查显示，超过三分之二的首席财务官计划重新平衡其投资组合以聚焦核心业务，62%的人计划加快数字化转型。

首席财务官可能会在2021年 在IT方面投入比以往任何时候都多的资金 ，因为预测疫苗接种将为强劲的经济增长扫清道路。

全球IT支出今年将激增6.2%，达到创纪录的3.92万亿美元，因为首席财务官们将疫情前的数字化转型计划提前了至少五年， 高德纳的数据显示.

然而，Garruto引用该调查指出，尽管首席财务官们重新调整了优先事项并进行了前所未有的支出，但只有8%的人会审查其投资绩效。

“没有人从过去的错误中吸取教训，或者思考如何能够纠正方向，”她说。“他们做出决定，然后只能接受后果。”

4. 促进员工福祉

办公室关闭和匆忙转向远程工作模糊了员工工作与生活其他部分之间的界限。

突然间，员工面临构建家庭办公室、在家教育孩子、与客户和同事进行纯虚拟会议、照顾生病的家人，或者对于独居者来说，数周的隔离等压力。

84%的首席财务官认为他们的公司正在成功维持员工的士气和心理健康， 根据普华永道的一项调查。但他们的员工认为老板可以做得更好。

只有31%的员工强烈认同公司正在关注他们的心理健康和整体福祉。许多员工需要支持。在 另一项普华永道调查 中，四分之一的受访者表示，疫情期间他们的身心健康状况有所恶化或明显恶化。

许多首席人力资源官已经意识到了这一点。普华永道表示，其中84%的人计划推出更多支持心理健康的项目。

尽管过去一年充满压力，大多数员工发现远程工作的便利性超过了办公室的优势。根据普华永道的数据，在对新冠病毒的担忧消退后，55%的员工希望每周至少远程工作三天。

“劳动力已经永远改变了，”这要求企业实现更大的灵活性，并帮助员工在办公室外更有效地工作，阿冯代说。

财务高管表示，对于试图满足员工需求和偏好的首席财务官来说，风险很高，包括在办公室工作和远程工作之间找到最佳平衡。

他们表示，吸引和留住人才的成功，将部分取决于企业如何打造一个员工友好、后疫情时代的工作场所。

"最终的证明点将是员工的留存率，"麦克罗森表示。

阿冯代表示，疫情期间，Global Upside 通过分享健身进展以及瑜伽、烹饪、小说写作等技能的虚拟课程，让员工得以保持联系。

Global Upside 还"为员工创造了很多机会，让他们表达关于如何以不同方式做事、我们如何适应、如何帮助他们在工作环境中更高效的想法，"他说。"我们将扩展这一理念，更多地倾听员工的声音。"

埃登巴赫表示，Emburse 推出了虚拟"咖啡聊天"活动，期间首席执行官和其他公司领导讨论计划和业绩。一个虚拟的 Emburse 乐队偶尔会在会议期间表演。

埃登巴赫表示，Emburse 在 Slack 中创建了一个"虚拟茶水间"，员工可以在那里分享视频和想法。公司偶尔还会提供"无插电日"，届时公司停工，每个人都休息一天。

"心理健康极其重要"，而对于那些在居家封锁期间难以从工作中抽离的员工来说，这一点往往很难维持，哈格尔表示。他鼓励他的经理们告诉压力大的员工"休息一天或休息一周，因为我们都是人，我们的大脑需要休息。"

疫情期间，许多公司“将大量关注点放在了员工福祉和员工健康上，”McCrossan表示。“这将继续成为一个核心关切，并有助于塑造公司的战略。”