将追偿审计纳入寻源到付款流程的实践指南

在发票处理量庞大的大型组织中，寻源到付款（S2P）环节的超额支付几乎难以避免。正因如此，首席财务官们正日益将追偿审计纳入流程之中。尽管这类审计曾被视为“猎巫行动”，如今却被视为健康S2P流程的自然组成部分。

技术正在推动这一趋势。大数据提升了采购和应付账款效率，使追偿审计能够更有效地发现并纠正错误——且能以更审慎的方式完成。

发票量持续增长

付款准确性尤其难以管控。应付账款团队每年面对的发票数量不断增加，这为超额支付创造了大量空间，原因包括未识别的返利、重复发票以及其他常见失误。

超过半数的错误源于简单的人为失误：打字错误、时间不足、税费、折扣或返利计算不准确。在其他情况下，错误付款则暴露出缺乏必要的控制措施，而这些控制本可在发票到达时拦截问题。

总体来看，发票错误会侵蚀预期利润率，并最终累积成重大损失。

追偿审计是一种工具，通过系统审查供应商付款，并与合同、采购订单、发票和收据进行比对，识别并追回因错误而损失的资金，从而纠正问题。

核心步骤

为最大化追偿效果，审计合作的灵活性至关重要。有的企业可能准备立即全面开展整个组织的追偿审计；另一些则可能从单一业务单元起步，再逐步扩大范围。

无论采用何种方式，遵循以下核心步骤可为追偿审计的成功奠定基础：

• 争取内部支持。为追偿项目争取一位高级内部发起人至关重要。任何追偿审计公司都必须兑现其承诺，但内部支持者能帮助识别审计师最需介入的领域，并便于将分析范围扩展至多个地区、从一部门推进至下一部门。
• 着眼全局。协作关系有助于识别供应商关系中的敏感点。如果供应商提供医疗用品和设备等关键产品，企业可能愿意放弃某些索赔。在其他情况下，供应商关系可能被视为具有战略意义、对企业未来计划至关重要，此时控制措施和流程改进比追溯性索赔更为关键。
• 以审慎态度处理每项索赔。追偿审计最终意味着联系供应商并要求退款——尽管这是最佳实践，但此类沟通从来不受欢迎。务必牢记业务关系，花必要时间争取供应商的认同。提供所有必要信息和凭证，以证明开具支票的合理性。同时，选择重点也至关重要。若发现可能使索赔存疑的证据，应主动处理。
• 积极沟通并保持可见性。虽然耐心与供应商合作是必要的，但有时也需要更深入的接触——尤其是在旨在加强控制、防止错误发生的目标下。如果审计伙伴被视为遥远办公室中只索要资金的无名实体，供应商可能会拖延。与供应商举办研讨会，或在大型企业环境中以峰会形式集体沟通，可确保他们理解审计的完整背景和目标，并建立对您作为服务提供方的尊重。
• 将技术作为辅助而非解决方案。采用人工智能和机器学习的新审计方法，有助于跨多种文档格式检测签名、产品代码等关键信息，从而提高追偿审计效率并加速追回。然而，仅靠技术解决方案无法提供管理供应商关系或识别流程改进机会所需的细致判断、谨慎态度、经验和专业性。
• 根据企业规模匹配审计伙伴。由于规模庞大、业务单元众多、法律实体复杂及地理覆盖广泛，全球性企业面临广泛的应付账款挑战和更长的潜在改进清单。小型追偿审计伙伴可能无法带来全球审计项目的洞察，也未必具备在企业决定将审计从单一业务单元或国家扩展时的规模化能力。