应付账款数字化为CFO带来的六大战略价值

首席财务官（CFO）必须时刻为罕见的“黑天鹅”事件做好准备，这类事件具有重大破坏潜力。从定义上看，它们难以预测，且往往由自然力量引发，如飓风、火灾和流行病。除了启动业务连续性计划，人们能做的更多是静待其结束。

然而，源自内部的运营问题则完全是另一回事——至少在理论上，它们是可控的。

应付账款（AP）及其劳动密集型任务，长期以来一直是全球财务运营的痛点，而疫情进一步加剧了AP流程的挫败感。缺乏数字化或自动化发票处理，正是导致AP预算效率低下的主要根源。

人手过多，耗时过长

每位管理者都希望以更少的资源完成更多工作。因此，通过增加人手来解决手工处理问题并非理想方案。此外，随着员工数量增加，成本、数据和沟通问题也会相应增多。

事实上，更多员工反而会加剧日常问题和挑战。不完整的发票导致沟通阻塞，因为越来越多的人介入；后续的电话或邮件跟进变得更加复杂；供应商也不清楚该向谁咨询问题。总而言之，人多反而误事。而且，这些额外工作耗费时间、消耗真金白银，并增加风险。

将AP功能数字化，能为CFO带来多项独特且实质性的益处。以下仅列举其中几项。

CFO的六大收益

1. 成本大幅降低

CFO可以预期成本下降80%，从而能够将员工重新部署到更具增值性的活动中。在当前不确定的环境中，这些节省有助于维持利润率，并提升企业的敏捷性。

2. 处理时间大幅缩短

减少人工干预、错误、电子邮件和电话，可将发票处理时间缩短高达95%。逾期付款的担忧将不复存在。一旦向供应商说明自动化AP如何使其受益，电子化入驻的接受率将接近100%。

3. 欺诈机会减少

仅在美国，银行存款欺诈每年造成的损失估计高达250亿美元。用自动化取代人工交互，可显著降低欺诈发生的可能性，并在欺诈发生时大幅缩小潜在嫌疑人范围。

4. 无限的可扩展性

一旦公司的AP实现数字化，其扩展潜力（向上或向下）几乎不受限制，且增量成本可忽略不计。此外，企业还能避免招聘、培训和解雇所带来的财务与人力成本。

5. 可操作的实时数据

CFO及其同事需要准确、及时的财务数据。当自动化AP系统摄取并数字化所有发票，同时实时更新所有会计记录时，预算和预测将变得更加有效和可靠。

6. 更精准的现金管理

随着会计记录实时更新，现金管理将不再是“艺术”，而更接近“科学”。发票不会堆积在某个人的办公桌上等待录入。CFO将清楚公司拥有什么、欠款多少，并具备在收到发票后24小时内安排付款的财务可见性。

或许最重要的是，CFO将能够自信地把握那些原本可能错过的财务机会。

真实世界的成功案例

一所大型大学最近将其AP功能数字化，提供了一个极佳的案例研究。来自数千家供应商的27,000张发票，其中绝大多数通过邮件到达并需人工处理，曾使员工不堪重负。

该大学需要额外五名全职邮件室员工，与AP团队一起应对堆积如山的文件，但增加人手仍无法解决问题。文件丢失、付款错误或延迟，员工濒临倦怠。

根据财务与管理研究所（Institute of Finance and Management）的数据，手动处理一张发票的成本约为13美元，而最佳实践自动化处理的单张发票成本约为2美元。该大学在数字化了约60%的发票后，每月开始节省178,000美元。此外，AP处理成本下降了90%，释放了员工以专注于更关键的需求。