远程办公成为CFO担忧的税务合规难题

编者按：本文为人才流动软件公司Topia联合创始人兼首席战略官Steve Black的投稿文章，观点仅代表作者个人。

新冠疫情暴发前，商务旅行对CFO而言已是税务合规的痛点。记录差旅人员的行踪并计算税务影响，往往耗费大量人力。如今，远程办公的普及使每位员工都潜在地面临商务旅行者那样的合规风险。最新数据显示，远程办公正是CFO们所担忧的税务合规乱局。

自疫情暴发以来，28%的员工表示曾在居住州或国家以外工作，但仅有三分之一的人向人力资源部门报告了全部天数。若CEO和CHRO采纳了“随处办公”政策，企业极有可能未能按法规预扣工资税。这是Topia年度研究“Adapt”调查的最新发现。

过去几年，许多CFO愿意在远程办公合规问题上冒险。然而，如今税务机关正面临收入短缺。他们深知远程办公是企业的一个薄弱环节，因此也是审计人员的机遇。

2021年，加利福尼亚州预计税收收入较疫情前下降260亿至322亿美元，纽约州预计缺口达133亿美元。对这些州而言，企业审计可能带来高投资回报。与此同时，马萨诸塞州希望对疫情前通勤至该州工作的新罕布什尔州居民征税，美国最高法院将对此作出裁决。

远程办公本应是应对临时疫情的权宜之计。如今，远程办公不仅是常态，更是员工的期望。根据Adapt研究揭示的原因，这未必是CFO所担忧的合规灾难。相反，移动自由可能成为一项较小的合规挑战，同时成为吸引和留住人才的巨大优势。

远程办公已成为员工要求

首先提供背景：2020年12月11日至2021年1月12日期间，CITE Research代表Topia调查了1250名员工，其中一半位于美国，一半位于英国，均供职于员工规模至少2500人的国际企业。受访者中有250名HR专业人士。91%的员工认为，只要完成工作，他们应有权在任何地点工作。

这颠覆了二十年的企业文化。疫情前，雇主竞相打造耗资数百万美元的园区，提供美食、现场健身课程、干洗、免费按摩、小憩舱等福利。如今员工表示，感谢这些设施，但请让我们自由选择工作地点，我们会自行安排娱乐和育儿。

事实上，移动自由已变得如此重要，员工将远程办公列为雇主吸引力的第二大特质——仅次于高薪，但领先于职业发展和企业文化。有趣的是，HR专业人士也支持这一观点，尽管他们曾发明了上述办公室福利。94%的HR认为，增加远程办公有助于建立更多元化的团队。

远程办公并非一项失控的临时政策演变为永久权利，从而让税务合规陷入困境。相反，CFO需将其视为激烈人才市场中的竞争要求。

HR言行不一

员工和HR领导者对远程办公的热情，并不会让合规问题自动消失。前文提到，28%的员工曾在跨税务管辖区工作，但仅三分之一报告了全部天数。若HR知晓此事，这已是个问题；而更大的问题在于，多数HR团队认为此事并未发生。

Adapt调查显示，78%的HR专业人士确信员工会在异地工作时自我申报。实际上，仅33%的员工声称报告了全部天数，尽管61%的员工了解税务影响。约四分之一的员工完全不报告任何异地工作天数。

记住自我申报可能很困难。更重要的是，来自旧金山、纽约等昂贵城市的员工知道或担心，若搬到低成本城市，HR可能会将薪资下调至当地市场水平。若住房成本仅为大城市的三分之一，保留差额无疑颇具吸引力。

HR专业人士在此值得特别提及。他们理应了解跨税务管辖区工作的合规风险，然而HR从业者比普通员工更可能曾在州外或国外工作，且仅46%声称报告了全部天数。那些相信自己掌握所有人行踪的HR，竟连自己的天数也未申报。

CFO或许会嘲笑HR的疏忽，但当审计人员因远程办公问题找上门，迫使企业支付高昂法律费用和罚款时，这种嘲笑毫无慰藉。

位置共享

Adapt调查中，94%的员工表示，他们接受雇主在国家、州和城市层面追踪其位置——这足以满足工资预扣和移民风险合规要求，并建立审计追踪。81%的员工甚至接受街道级别的定位追踪（尽管合规并不需要如此精细）。

考虑到硅谷科技公司引发的隐私争议，这一数据可能令人意外。事实是，人们经常有意或无意地允许应用和网站追踪其位置，并以此换取价值——例如更精准的新闻推荐和天气预报。人们不信任的是那些利用个人数据操纵思想、购买行为的企业。

相比之下，当雇主表示“我们需要了解你的大致位置以履行税务义务”时，员工甚至不会耸肩。与逐利科技公司的全天候监控相比，商务笔记本电脑上记录工作地点的插件显得无害。这更像是“位置共享”而非带有“老大哥”意味的“追踪”。

冒险还是合规

Adapt数据表明，远程办公的税务清算即将到来，而在合规上冒险并不明智。员工期望拥有远程办公的权利，并将选择拥抱移动自由的雇主。作为交换，雇主可要求了解员工的工作地点以履行合规义务。少数不愿自动共享位置者，可手动提交。这是一项公平交易，使CFO既能保护公司，又不会削弱其在人才市场的竞争力。