企业平均使用651款SaaS应用，如何有效治理软件资产？

据SaaS管理平台Zylo的研究，企业平均使用651款软件即服务（SaaS）应用，每年在订阅和许可上的支出达数百万美元。如果您对这一数字感到惊讶，并非个例。在去年的一项调查中，高管们将自身的SaaS库存低估了两到三倍。这预示着组织正在失去对SaaS战略的控制。

如今，员工下载应用并报销费用比以往任何时候都容易，无论是否经过IT部门批准。虽然部分SaaS应用有利于创新和生产力提升，但过多的应用会带来不必要的开支，并削弱公司的采购议价能力。为重新掌握控制权，应将SaaS管理策略纳入技术管理和采购流程之中。

成本高昂的低效问题

正如预期，远程办公推动了SaaS采用率的激增。根据Zylo的研究，2020年SaaS应用支出增长了14%，应用数量增速相比2019年翻了一番。尽管许多新工具可能对组织的工作流程至关重要，但有些并非如此。

随着数千款SaaS应用可供选择，选择从未如此丰富。免费试用带来的试验是发现新工具、提升生产力的好方法。但许多组织难以跟上应用数量的增长，甚至缺乏对其的可见性。每月，至少有10款新应用进入企业的技术环境，同时有4款应用退出活跃使用。

不监控和管理这些流入的企业，可能面临重复订阅或冗余应用带来的不必要支出。以下是缺乏可见性如何影响组织的两个示例：

• 一名营销员工购买了客户服务部门已使用的应用订阅。由于缺乏可见性，企业可能在不知情的情况下支付多个订阅费用。
• 组织使用多个功能相同的项目管理工具，服务于不同部门。这削弱了采购议价能力，并使跨部门协作更加困难。

这些挑战正变得越来越普遍，尤其是在大型组织中。以下是企业中最常见的冗余SaaS应用类型：

• 培训/学习管理系统/电子学习
• 数字资产管理
• 项目管理
• 团队协作
• 招聘
• 网络会议
• 文件存储与共享
• 商业智能
• 数字分析
• 销售智能

手动SaaS发现

就企业追踪应用的程度而言，他们往往使用电子表格，这是一个不准确且繁琐的过程。在典型场景中，IT部门调查各部门的SaaS工具，审查会计收据，并检查云访问安全代理的报告。对于大型组织，这一过程可能需要六到九个月，并很快过时。

手动SaaS发现无法跟上SaaS采用日益增长的步伐。为了对应用库存做出明智决策、准确预算并削减不必要的采购，建立持续的SaaS管理策略会有所帮助。

股权管理平台Carta已实施了此类策略。它与SaaS管理解决方案合作，以提高应用可见性并实现成本节约。该公司在投资上获得了即时回报，并看到了多项收益：

• 通过调整SaaS许可规模，即时节省5万美元。该公司通过降级功能并删除未使用账户，在一款网络会议应用上节省了1.8万美元。SaaS管理解决方案发现，四分之一的已购账户未分配给用户，另有14%的账户拥有从未使用的付费功能。
• 改进续约规划和谈判。通过在续约前发现调整机会，公司可以与供应商进行更具战略性的谈判。准备工作通常包括启动RFP流程，以评估类似应用并确保定价保持竞争力。
• 建立员工SaaS工具自助服务。Carta及其SaaS管理解决方案创建了一个易于访问的目录，列出经批准的最佳SaaS应用。该目录让Carta员工了解所有可用的SaaS解决方案，防止不必要的购买，并提高现有工具的使用率。

SaaS管理

软件的未来是SaaS。随着对云端工具投资的增加，主动管理SaaS变得愈发必要且复杂。SaaS管理解决方案可提供对应用库存、使用情况和支出的实时可见性，且无需额外努力。

借助这些洞察，您可以最大化SaaS投资回报，准确制定预算，并为员工提供所需的工具。