三步实现非受控支出的“禅意”管理

藏传佛教瑜伽士密勒日巴某晚回到寂静的山洞，发现洞中挤满了恶魔。他试图驱赶它们，但恶魔反而更加强大；他试图向它们传授佛法，却无济于事，恶魔们只是更深地安住于他的居所。他意识到自己或许需要与它们共处一段时间，于是邀请恶魔们教导他一些东西。此时，除最凶猛的恶魔外，其余全部消失。密勒日巴感到自己无能为力，便彻底臣服。他将头伸进魔口，说：“若你愿意，就吃了我吧。”那凶恶的恶魔低下头，随即消失。

倘若非受控支出也能以类似方式被征服，那该多好，但这几乎不可能——只要有支出存在，非受控支出就不会消失。事实上，非受控支出——即介于基于发票的采购支出与传统差旅费用（T&E）之间的间接支出或尾项支出——正变得愈发棘手。

一般认为，非受控支出约占公司交易量的80%和总支出的20%。但我越来越多地听到一种观点：尾项支出正开始突破80/20法则，在总支出和交易量中占据更大比例。

我认为有两个因素推动这一增长：

• 软件即服务（SaaS）的兴起。如今每家公司都使用数十乃至数百个SaaS应用。由于许多订阅供应商采用低接触、自助式销售渠道，更多员工在传统应付账款流程之外进行交易。
• 远程办公的普及。发票与采购流程已全面线上化。你无法向一家没有办公室的公司邮寄纸质发票。过去集中采购的支出，如今已分散化。

支出的性质与规模已经演变，因此我们用于对账的策略也必须随之进化。

传统上，财务部门将非受控支出视为一个根植于如何追踪采购、执行差旅政策及整合供应商的问题。即便我们讨论人的因素，通常也仅限于如何引导员工更好地遵守政策。

但正如洞中的密勒日巴，我们同样拥有机会。从令我们恐惧的事物中学习，能帮助我们战胜它。要击败非受控支出，我们必须向最凶猛的“恶魔”臣服——即人类行为，更具体地说，是员工做出采购决策时的心理机制。

实现平和

以下是我对处理尾项支出中“人”的因素的一些思考。

1. 追求更高的支出目标

通过人工策略将更多交易纳入管理，可以缓解支出泄漏——尤其是针对那些高频发生或金额较高、且此前无预先协议的采购。但这些策略无法完全堵住漏洞。

例如，你可以通过分析个人卡数据与发票的比对，识别出在非首选供应商处的支出；也可以尝试将问题最严重的外部品类并入新的或现有的供应商协议；若你格外投入，还可以将这些供应商整合进目录。然而，库存会不断变化。目录刚完成便已过时，无法供任何人有效使用。如果员工无法快速找到所需产品，他们就会进行“野性采购”，一切又回到原点。

我认为，财务部门的时间应优先投入能为业务创造更多价值的战略性工作，而非追查每一笔零散支出。真正“解决”间接支出问题，需要我们设身处地理解员工在采购过程中的体验。

2. 接受不完美的员工采购行为

全球最成功的公司，无一不是从识别客户需求或欲望开始，然后找到独特方式予以满足。财务专业人士需要更深入地思考：我们的“客户”——即公司普通员工——究竟想要什么。

事实上，大多数同事的需求是合理的。他们追求达成目标的最快路径，希望以最省力的方式获得设备与服务。他们不想花15分钟在目录中搜索，不想因记不住预算而四处找财务人员，不想确认自己是否被允许从某家供应商采购，也不想搞清与新供应商合作的流程。当我们坚持将采购、审批和报销强制纳入繁琐的、“以监督为名”的流程时，我们并未让非受控支出更易控制，只是让员工更难完成本职工作。

试想一位营销经理，他想使用某个SaaS平台来支持公司的数字广告活动。他级别不够高，没有公司卡，于是用个人卡支付并提交报销。若他离职时个人卡仍与该服务绑定，便会无意中切断公司的数字广告运营。在这个例子中，员工已善意地遵守政策，却仍无意中在非受控部门支出中制造了重大低效。

我们或许会因员工将我们置于如此混乱境地而愤怒。但确保员工正确支出的责任究竟在谁？这当然不是营销经理的职责。

再者，为何要维持一个即便员工合规也会失效的财务流程？

你可以花数年时间清除野性支出，同时却可能积累更多。你可以一个季度接一个季度地向员工宣讲公司流程，明知政策在实践中永远无法完美。你可以与恶魔搏斗，也可以向它们臣服。

3. 通过自动化实现平和

大多数CFO（包括我自己）需要转变对“如何管理无法管理的支出”的视角。对我而言，费用与应付账款自动化带来了巨大的平和感。我不再执着于人工控制间接支出的程度，而是将所有个人及部门采购统一引导至公司卡。

引入虚拟卡后，我的员工能够快速获取所需资源，且始终在设定参数之内。当我们为新团队成员办理入职时，我不再担心他们会购买超出预算50美元的显示器。他们的经理只需签发一张虚拟卡，该卡预先批准了特定预算、到期日及设备类别。若员工需要管理几项软件订阅，他们可针对该特定周期性交易签发一张卡。员工完成采购后，该卡会自动将合并的收据与交易数据发送至会计部门。

自动化让我安心，因为我知道已将更多交易纳入管理，且并未牺牲员工生产力。我的员工欣赏这些“护栏”能帮助他们以正确方式采购，但最重要的是，他们享受无需填写费用报告、无需漫长等待审批与报销的生活。

结论

为实现战略愿景——无论是打造最佳产品，还是服务最多客户——公司必须进行投资。要投资，就必须支出。这正是财务部门的用武之地。我们的职责是让员工能够有效支出，从而让他们成为最好的工程师、营销人员或销售人员。当我们为了加强控制而（有意或无意地）限制员工获取所需资源时，我们便在与一个永远无法战胜的恶魔搏斗。