差旅费用（T&E）政策违规持续侵蚀企业资金。员工差旅越频繁，违规问题可能越严重——在企业扩张过程中，这一隐患或将进一步放大。

以2023年为例，61%的财务高管报告称其差旅费用政策经常或有时被违反——73%的受访者同意，随着公司在未来五年内成长，员工违反差旅费用政策的行为将成为一个更大的问题。

该问题的成因是多方面的。

“差旅费用管理是容易被滥用的领域，但并非所有政策违规都是故意的，”TravelBank首席执行官兼联合创始人Duke Chung表示。“有些员工完全在政策之外预订，但许多人并不容易接触到公司政策。”

当企业投入资源提升T&E合规性时，效果是显著的。Forrester Consulting的研究针对使用TravelBank的总拥有成本和投资回报率发现，研究中的企业在三年内将T&E政策合规率从40%提升至91%，平均实现了321,000美元的成本节省。以下三项努力是提高政策合规率的关键。

1. 增强员工对政策的认知

当公司将差旅费用政策信息存放在静态PDF或利用率低的内网中时，员工不太可能查阅——更不用说遵守了。理想情况下，预订差旅的员工应在需要时（即对其旅行计划采取行动时）即时获取政策信息。

“清楚了解自己可以预订什么，将鼓励大多数员工保持在政策范围内，”Chung表示。

对企业而言，让政策信息易于获取的最简单方式，是将政策指导直接嵌入其差旅预订平台。内置政策的预订平台能从源头阻止违规发生，因为当员工的预订和支出超出雇主指导方针时，平台会发出提醒。

2. 提升预订可见性

带有内置政策和成本估算工具的预订平台，还能为企业解锁更高水平的透明度和对差旅费用的实时可见性。此类平台既帮助员工在旅行计划中做出更具成本效益的选择，也帮助公司领导者做出更明智的、旨在节省资金和推动增长的决策。

“财务和会计方面对预订成本的可见性提高，使公司能够更有效地识别（违反政策的）异常情况并采取行动，”Chung说。“这也使得差旅预算更加动态和现实，审批人在审查差旅请求时能做出有依据的决定。”

更高的可见性也带来更易获取和更全面的报告。关于差旅和支出数据及洞察，可支持领导者修订和改进T&E政策、与常合作供应商谈判优惠协议、基于成本考量批准合适的差旅，并制定更准确的支出预测。

3. 监控政策外支出

当企业依赖传统系统、电子表格、报销和人工流程来管理差旅费用时，其财务团队成员很难逐笔审查交易是否符合政策。（一家医疗保健机构的利益相关者告诉Forrester Consulting，在实施TravelBank之前，该机构发现政策外支出案例需要长达两到三个月的时间。）

采用传统T&E管理方式，随着企业规模扩大，掌握政策外支出的挑战变得更加困难。2023年，71%的财务高管同意，差旅费用管理占用了财务团队过多的时间和精力，企业无法简单通过增加资源来应对增长中的合规审查需求。

一个对预订和支出提供高度可见性的现代差旅费用管理平台，能让财务团队成员以更少的人工投入，及时了解政策合规情况。

“TravelBank通过以下方式帮助企业监控政策外支出：在预订平台中标记政策外选项，当请求超预算预订时触发差旅审批流程，提供虚拟卡集成以便在卡级别设置支出限额，实时同步交易以尽早获得可见性，并将差旅、费用和卡支出数据整合到一个仪表板上，使会计人员能轻松发现差异和违规行为，”Chung表示。

迈向节省的一步

归根结底，标准化的差旅预订流程和对支出的清晰可见性，是减少政策违规的有力组合。而通过改善政策遵守所能实现的成本节省，只是企业实施现代差旅费用管理解决方案所能解锁的整体收益之一：Forrester Consulting研究发现，TravelBank在三年内共产生了482,000美元的收益和节省。

要了解更多关于TravelBank如何帮助企业减少或消除政策违规的信息，请访问travelbank.com。