工作流集成赋予虚拟卡新生机

编者按：Thejo Kote是支出管理软件公司Airbase的创始人兼首席执行官。本文观点仅代表作者个人。

2016年我创立Airbase时，虚拟或数字企业卡已存在十余年，但采用率并不高。发行虚拟卡的金融机构当时才刚刚开始向寻求将卡片集成到软件工作流中的金融科技公司开放接口。这种将卡片深度嵌入软件工作流的做法，赋予了虚拟卡新的生命力。

这些由软件驱动的虚拟卡，其核心能力在于能将消费数据自动拉入工作流中。由此，虚拟卡具备以下特点：

• 内置审批工作流；
• 将采购数据直接同步至总账；
• 支持在交易记录中附加收据。

尽管这些改进已能帮助企业更好地管理企业卡支出，但我的目标更为宏大。我希望将Airbase虚拟卡无缝整合进一个涵盖账单支付和费用报销的综合性系统——将一项优秀的创新转化为变革性的解决方案。我们将这一完整方案称为“支出管理”。它能自动化处理所有非工资支出的工作流，同时保持灵活性，企业也可单独使用其中的企业卡、账单支付或费用报销等产品。

长期以来，企业卡一直是后台部门的痛点，往往意味着大量手工操作，且缺乏可见性和控制力。当多个部门成员在同一张共享卡上累积费用时，情况会变得更加混乱。财务团队花费大量时间追索单据、核对账单，这无疑降低了效率，而他们本有更重要的工作要做。正如我们的客户之一、Ridecell公司的JD Higginbotham所回忆：“过去我们每月要把所有交易下载到总账中，然后会计经理要花将近一整天的时间逐笔核对，确保它们被分配到正确的科目和部门。现在改用Airbase卡后，这一流程已不再需要。”

与其面对上述混乱，不妨看看工作流驱动的虚拟卡所对应的流程：

• 员工提交采购申请；
• 申请自动路由至根据公司费用政策设定的相应审批人；
• 审批人的Slack和/或邮箱中会收到通知；
• 审批通过后，虚拟卡即被创建，并预设限额和控制规则，员工随即获得卡片使用权；
• 员工将卡号、安全码和有效期等卡片信息提供给供应商；
• 支付完成后，交易明细可自动同步至总账。

当然，这些只是基础流程，而企业的支出方式绝非“基础”二字可以概括。虚拟卡项目的差异体现在其定制化程度的高低。举几个例子：

• 不同类型的卡片。如有需要，可设置用于经常性支出的卡，以及用于专项支出（如差旅津贴）的卡。
• 不同的审批流程。某些采购类型可能需要专门的审批路径，例如软件采购需经IT部门审批。
• 组建审批组。通过设立审批组，支出审批不再依赖特定个人。
• 收据提醒。通过自动提醒，可减少无收据交易的发生，避免会计团队追索单据的麻烦。
• 自动分类。根据历史交易自动对卡支出进行分类。
• 员工自动配置。当卡片与公司HR系统集成后，员工入职时自动开通权限，离职时自动关闭，确保只有在职员工才能使用。

虚拟卡还是一种更安全的支付方式，会计团队无需处理卡片挂失和向供应商更新卡号等事务。我们的客户普遍反映，使用虚拟卡节省了大量时间。例如，Affinity公司的Michael Zheng告诉我们：“如果没有Airbase卡，我们每周可能要花三到五个小时手动核对不同卡上的交易。现在，我可以在审批费用时设置编码规则，自动与总账对账。这套系统让一个人就能完成原本需要三个人的手工工作量。”

上述许多审批流程和控制同样适用于非卡类支出，包括通过支票、ACH或供应商信用支付发票，以及报销员工个人垫付的采购费用。正因如此，我一直认为，虚拟卡只有与所有其他支出整合在同一个统一平台上，才能发挥最大价值。这种整合方式带来了诸多实实在在的好处：

• 实时报告所有非工资支出；
• 所有公司支出采用一致的审批流程；
• 一个系统即可处理所有支付，无论是支票、ACH、供应商信用、企业卡还是外币电汇；
• 可轻松从低效支付方式（如支票或ACH）转向高效方式（如企业卡），从而赚取返现。

我们的另一位客户Heap公司对单一系统的价值赞赏有加：“我们拥有一个涵盖所有支出相关事务的一体化平台。我们使用虚拟卡、实体卡、费用报销、采购订单和账单支付。每个模块都运行完美，并直接同步到我们的ERP系统NetSuite。这为我们节省了大量时间。我们的员工非常喜欢虚拟卡功能和审批的便捷性。”

虚拟卡的采用速度很快，且预计将进一步加速。最终，虚拟卡将成为企业卡支付的主流方式，尤其是当大型传统企业卡供应商开始寻求将这一技术纳入其项目时。Airbase近期已与AMEX和硅谷银行合作，将其卡片整合到Airbase虚拟卡系统中。尽管如此，在可预见的未来，实体卡在某些场景下仍会被优先选择甚至必需，因此同时提供两种卡的项目最为理想。

本质上，虚拟卡是一种软件产品。这意味着，为公司选择正确的项目，不仅仅是找到发卡最快、费用最低、返现最高的发卡机构，而是要获得最强大、最全面的软件解决方案——最好是无费用且提供最高终身返现的方案。