企业发票处理盲区：五分之二发票存在问题，涉及金额高达5490亿美元

夏洛特，北卡罗来纳州 — 最新数据显示，全球企业中五分之二（40%）的发票在到达时存在问题，每年由此形成约5490亿美元的未管理支出盲区，不仅消耗财务团队资源，也使企业面临风险敞口。

大型组织每年处理数千张非采购订单（non-PO）发票。当发票未附带采购订单时，由于缺乏事前审批流程，企业对支出的控制力下降，往往导致供应商付款延迟。

根据Basware对去年2.72亿张发票处理数据的分析，全球组织中40%（即五分之二）的发票在到达时未附带采购订单。这意味着企业每年面临约5490亿美元的未管理支出“盲区”。

代理式AI（Agentic AI）为财务团队提供了解决方案，赋予其管理隐藏支出所需的可见性和控制力。

代理式AI如何运作？

代理式AI能够变革财务团队的发票处理流程——自主读取、验证并匹配PO与非PO发票，减少流程瓶颈，无需大量人工接触点。

无代理式AI的情况：在非AI及人工系统中，一张缺少PO编号的发票会被搁置，因为需要人工查看、编码、路由和审批。

有代理式AI的情况：当一张无PO编号的发票到达时，AI会读取它、理解其用途、基于相似历史发票建议正确的编码，并将其路由至合适的审批人。

代理式AI如同一位熟练的应付账款（AP）文员，能够思考、决策并解决问题，而非仅仅执行指令的工具。

代理式AI如何节省数百小时

应付账款部门10%的时间用于处理非PO发票，相当于每位员工每年超过200小时，这使得CFO办公室在不知情的情况下资源不足。

通过将代理式AI嵌入财务运营，企业能够对每张发票获得可见性和准确性，提升合规性和按时付款率。

InvoiceAI实现无接触处理

为应对5490亿美元的盲区，Basware推出了InvoiceAI，这是一套包含5项AI增强功能的套件，旨在优化发票生命周期管理（从交付到审批和付款）：

• SmartCoding – 自动为发票分配正确的编码，免除财务团队手动操作。
• SmartWorkflow – 在无需人工输入的情况下，将发票路由至正确的审批人。
• SmartPDF – 将纸质或PDF发票转化为可即时处理的数字数据。
• AP Business Agent – 在处理发票时为员工提供实时指导，建议下一步最佳行动。
• AP Data Agent – 允许员工通过自然语言处理获取关于发票的简单答案并生成报告。

InvoiceAI通过提高无问题处理发票的数量，帮助CFO和AP团队提升效率。对于确实需要人工介入的发票，InvoiceAI在一个集中枢纽中为处理五分之二非PO发票提供清晰建议。

Basware首席产品与技术官Perttu Nihti评论道：

“财务团队面临降低成本同时改善运营的巨大压力。区别在于：传统AI如同计算器——你需要输入方程式才能得到答案。而代理式AI不会等待指令。它看到一张非PO发票，理解需要做什么，并推荐行动方案。非PO发票是一个长期挑战，但借助代理式AI，每年处理它们所花费的200小时可以被消除。”

代理式AI的实际应用案例

全球电缆制造商Nexans是企业利用AI提升财务职能运营效率的一个例证。

通过实施Basware的AI增强功能（包括SmartPDF），Nexans将发票处理时间从数天缩短至数小时，同时AP团队凭借其追踪能力，对收到的发票流获得完全可见性。

Nexans的AP总监Cecile Barrere表示：“Basware SmartPDF让我们对发票有了更好的可见性和可追溯性，并降低了错误和欺诈风险。在短短7周内，我们借助人工智能和机器学习，在发票数据的自动识别和处理方面实现了92%的可靠性。”