应付账款自动化：CFO实现投资回报的明智之选

编者按：Branden Jenkins是总部位于佛罗里达州杰克逊维尔的Medius公司的首席运营官，该公司提供应付账款自动化解决方案。本文观点仅代表作者个人。

对于希望借助数字化转型产生影响力并获得正向投资回报的CFO而言，自动化应付账款（AP）功能或许是最可靠的途径之一。

除了节省成本，自动化AP流程还能节省宝贵时间。Tuff Shed——一家位于丹佛的储物建筑和车库制造商及安装商——提供了一个很好的案例研究。在去年的一次网络研讨会上，Tuff Shed的会计总监兼财务控制人David Pott描述了该公司如何在短短六个月内，用自动化系统取代了旧的纸质AP系统，使发票平均能在四到五天内完成整个工作流程。

Medius在2022年进行的一项调查（该调查访问了全球2,750名高级财务主管）显示，24%的受访者表示担心本部门同事即将离职，这凸显了当前财务团队承受的压力，也暗示了AP自动化可能带来的潜在益处。

降低运营成本与员工流失率

AP流程自动化使得预算支出更加明智。由于减少了手动处理每月可能数千张发票所需的时间、人力和资源，业务领导者有更多空间评估如何利用预算。通过最小化AP功能所需的时间，CFO可以将这些资源重新导向其他能够快速推动增长和盈利的战略举措。

实施自动化AP也有助于留住人才并避免招聘相关成本。例如，据Pott称，AP软件大幅减轻了Tuff Shed由17人组成的会计团队的行政负担，消除了增加人手的需要，并提高了团队生产力。

提高收益与提前付款折扣利用率

在付款和优化现金流方面，时机至关重要。根据Medius的研究，大多数企业（81%）提供提前付款折扣，而几乎所有公司（98%）都希望利用这一优惠。然而在实践中，很少有公司真正利用这些折扣，只有39%的公司报告其财务团队会使用这些折扣。造成这一差距的原因在于繁琐的手动流程。

Medius发现，财务团队平均需要23天来批准一笔发票付款，这使得几乎不可能赶上任何提前付款折扣的截止日期。这种漫长的周转时间源于供应商和采购方之间的手动沟通和发票标准，平均每周消耗财务专业人员五小时的时间。

引入AP自动化使财务和采购团队能够专注于扩大提前付款计划中的供应商数量和支出规模。自动化AP还缩短了与供应商的周期时间和成本。持续更快地处理和支付发票已被证明能最大化供应链融资计划的参与度，因为供应商会选择加入期限延长计划。

减少错误、多付款项和发票欺诈

在处理数千张发票时，人工智能和自动化比人工管理更为严谨。多付款项、代价高昂的错误和欺诈是持续存在的威胁，它们会侵蚀企业利润，并且在手动管理的流程中尤为普遍。与此同时，随着人工智能的引入，网络欺诈者和其他威胁行为者变得比以往任何时候都更加老练。复杂的手动发票流程和混乱的纸质记录为这些欺诈者提供了可乘之机。那么，为何要将公司城堡的钥匙交给金融犯罪分子呢？

Medius的调查发现，在12个月内发现了34,000起发票欺诈案件（而且这些只是被发现的案例）。四分之一的财务专业人员不知道且无法估计发票欺诈给企业造成了多少损失。在这种情况下，无知并非福气，这种欺诈代价高昂。在识别出内部发票欺诈的公司中，平均每年损失达28万美元。

在CFO办公室面临前所未有的压力和紧张之际，自动化AP流程有助于减轻倦怠，并让会计团队成员有机会专注于更具动态性的优先事项。